Gestion documentaire (GED)
Vos documents sont éparpillés entre emails, dossiers partagés, clés USB et bureaux physiques. Retrouver un contrat de 2019 prend une demi-heure. Une GED centralise, classe et rend instantanément accessibles tous vos documents métier.
Le chaos documentaire
Les documents s'accumulent au fil des années. Contrats, factures, rapports, correspondances. Chacun les range à sa façon. Les versions se multiplient. Les emails contiennent des pièces jointes qu'on ne retrouve plus.
Ce désordre a un coût : temps perdu à chercher, risque de travailler sur une version obsolète, impossibilité de prouver ce qui a été échangé, difficulté à transmettre les dossiers lors d'un départ.
Ce qu'apporte une GED
Centralisation
Tous les documents au même endroit. Plus de fichiers éparpillés sur différents postes, clés USB ou services cloud personnels. Une source unique de vérité accessible à tous les collaborateurs autorisés.
Classement structuré
Les documents sont organisés selon une arborescence métier : par client, par projet, par type de document. Les métadonnées (date, auteur, statut) permettent des recherches multicritères.
Recherche instantanée
La recherche plein texte fouille le contenu des documents, pas seulement les noms de fichiers. Vous cherchez "contrat Dupont 2022" et trouvez immédiatement le bon document parmi des milliers.
Versioning
Chaque modification crée une nouvelle version. L'historique est conservé. Vous pouvez revenir à une version antérieure, comparer les changements, savoir qui a modifié quoi et quand.
Workflows documentaires
Validation
Un document suit un circuit de validation défini. Le commercial crée le devis, le responsable le valide, le client le signe. Chaque étape est tracée, les relances sont automatiques.
Signature électronique
Les documents peuvent être signés électroniquement directement dans la GED. Valeur juridique équivalente à la signature manuscrite, gain de temps considérable.
Archivage légal
Certains documents doivent être conservés pendant des durées légales (10 ans pour les factures). La GED gère automatiquement les durées de conservation et les purges.
Cas concret : syndic de copropriété en Martinique
Un syndic martiniquais gérait 50 copropriétés avec des dossiers papier et des fichiers dispersés. Retrouver un PV d'assemblée générale de 2018 prenait parfois une journée.
La GED mise en place organise les documents par copropriété et par type. Les copropriétaires accèdent à leurs documents via un portail dédié. Le temps de recherche est passé de plusieurs heures à quelques secondes.
Intégration métier
La GED ne vit pas en isolation. Elle s'intègre aux outils métier existants. Les factures générées par l'ERP sont automatiquement classées. Les contrats signés dans le CRM sont archivés. Les pièces comptables sont accessibles depuis le logiciel de comptabilité.
Numérisation
Les documents papier existants peuvent être numérisés et intégrés à la GED. La reconnaissance optique de caractères (OCR) rend le contenu recherchable. Les originaux papier peuvent ensuite être archivés ou détruits selon les obligations légales.
Sécurité et droits d'accès
Contrôle d'accès
Chaque utilisateur n'accède qu'aux documents qu'il est autorisé à voir. Les droits sont définis par rôle, par service, par projet. Un commercial ne voit pas les documents RH.
Traçabilité
Toutes les actions sont journalisées : consultation, modification, téléchargement, partage. En cas d'audit ou de litige, vous pouvez prouver qui a accédé à quoi.
Sauvegarde
Les documents sont sauvegardés régulièrement. La stratégie de sauvegarde garantit la récupération en cas d'incident.
Conformité RGPD
Les documents contiennent souvent des données personnelles. La GED facilite la conformité : identification des documents concernés, gestion des durées de conservation, réponse aux demandes d'accès ou de suppression.
Mobilité
Les documents sont accessibles depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil. En déplacement, en télétravail, chez un client. L'accès sécurisé permet de travailler sans transporter de documents sensibles.